Что делать в критических ситуациях: план обеспечения непрерывной работы
Попросту говоря, план обеспечения непрерывной работы представляет собой порядок действий, необходимых для продолжения работы в случае непредвиденных обстоятельств. Написать эту статью меня побудили личные переживания и опыт, полученный во время затопления завода, на котором я был начальником производства.
Река, протекавшая рядом с заводом, вышла из берегов и снесла заградительную стену, в результате чего трехметровая волна обрушилась на наши производственные помещения. Под водой оказались автомобили, экструдеры, молотковые дробилки, а также тысячи тонн сырья и готовой продукции — то есть производство было полностью остановлено.
Так сложилось, что в тот момент было невозможно связаться с генеральным директором, который находился в поездке в Китай. А я был в командировке в западной части Кении примерно в 700 километрах от завода, когда мне сообщили о том, что возникла ситуация, для которой у нас нет плана обеспечения непрерывной работы. Поэтому мне пришлось самому выяснять, затопила ли вода генераторную станцию, чтобы решить, нужно ли отключить подачу электричества, поручить провести перекличку дежурного персонала по рукописному реестру, который мог оказаться под водой, — в общем, очень во многом пришлось положиться на волю случая. Я в середине ночи вызвал такси, чтобы добраться до ближайшего аэропорта, находящегося примерно в 200 километрах, и успеть на первый утренний рейс в Найроби.
От непредвиденных ситуаций никто не застрахован!
Как владелец бизнеса, вы должны подготовить своих сотрудников, чтобы они знали, что нужно делать в критической ситуации. Примерами критических ситуаций могут быть теракт, пожар, повреждение или протечка канализационных стоков, перебои в поставках сырья, перебои в подаче электроэнергии и многое другое.
У всех руководителей должен быть «набор для критической ситуации». Это важные документы, журналы и данные, позволяющие продолжить работу в другом месте, если к этому вынудят обстоятельства. Например, копии карточек складского учета для заведующего складом или резервные копии документов для бухгалтера. Все эти копии должны храниться вне основной производственной территории и регулярно обновляться. Вы должны также определить место, где сотрудники смогут продолжить работу, и проверить его состояние.
Обязательно пропишите последовательность вызова сотрудников, ведь от этого могут зависеть жизни людей. Каждый сотрудник должен знать, кто ему позвонит, и кого должен проверить он сам, чтобы убедиться, что все в порядке. Такой подход дает хорошие результаты, поскольку каждый сотрудник должен проверить только одного человека, а тот, в свою очередь, следующего, и так далее по цепочке. Если сотрудник не может связаться с закрепленным за ним человеком, он должен обратиться в кризисный центр, чтобы сообщить об этом и узнать, что делать дальше.
Также необходимо составить план дальнейшего обслуживания клиентов. У вас есть склад готовой продукции за пределами основного производственного комплекса или вы можете договориться о переработке давальческого сырья с аналогичной компанией?
Обязательно частью плана обеспечения непрерывной работы является страхование. Учитывает ли ваш план природные или техногенные катастрофы?
Каждая компания уникальна, поэтому необходимо собрать свою команду и обсудить все возможные ситуации, для того чтобы выяснить приоритеты. Затем оформить процессы в виде специальных документов и ознакомить с ними каждого сотрудника.
В моем случае мы в конце концов отремонтировали поврежденные двигатели и высушили сырье. Однако все было бы гораздо быстрее и проще, если бы у нас был заранее подготовленный план действий для подобной ситуации.
