Картирование потока создания ценности: как это делается? Часть II
На прошлой неделе в блоге мы рассмотрели, что собой представляет картирование потока создания ценности и с какой целью его проводят в организации — чтобы выявить проблемные области или недостатки, которые нужно устранить. Далее описывается последовательность действий, которые нужно выполнить для эффективного картирования некоторых процессов в вашей организации.
Важнейшее, что необходимо обеспечить при составлении карты потока создания ценности, — это участие в данном процессе представителей от всех подразделений организации. Ни в одной организации нет такого единственного человека, который бы владел полной информацией о ее деятельности, поэтому так важно привлечь к процессу представителей каждого подразделения, чтобы не упустить что-либо из виду.
Затем нужно взять бумагу и записать каждую технологическую операцию, которую проходит продукт после попадания в организацию. Проще всего использовать стикеры, так как, вероятно, позже вы будете менять их местами. Существуют стандарты оформления процессов с использованием условных обозначений и потоков, но схему можно упростить путем размещения стикеров с описанием операций на доске, после чего соединить их линиями.
В процессе обсуждения в группе и записи технологических операций необходимо записывать все действия, которые каждое подразделение выполняет с продуктом. Например, если на обработку поступает сырье, то необходимо описать следующие пункты:
— продукт, который получает последующий работник/контролер;
— документация, которая передается в бухгалтерский отдел;
— контроль продукта со стороны инженера;
— прочее.
Некоторые действия можно объединить, но такую практику следует использовать ограниченно. Этот процесс повторяется на всем производственном маршруте продукта для всех подразделений. Затем определенные операции соединяются с помощью линий, в результате чего получается нечто вроде технологической карты. По окончании вы получите наглядное представление перемещения продукта внутри организации.
Что дальше?
В конце данного мероприятия помещение, в котором вы работаете, скорее всего, заполнится последовательностями стикеров. Целью картирования является выявление проблемных областей и недостатков. В процессе картирования вы будете непрерывно обсуждать с группой, что происходит с продуктом на каждом этапе. Благодаря этому, вы сможете установить проблемные области, на которые впоследствии следует обратить внимание. Кроме того, может оказаться, что некоторые процессы являются избыточными, и их можно исключить из задач того или иного подразделения. Также, возможно, потребуется передать определенные задачи другому подразделению, если это имеет смысл. Благодаря тому, что описание каждой задачи указано на отдельном стикере, такие задачи можно легко переносить с одного участка схемы на другой. По окончании работы необходимо занести вновь составленные технологические процессы в документацию.
Компания Insta-Pro применяла картирование для совершенствования таких процессов, как обработка заказов на поставку запасных частей и составление отчетности по расходам. Еще раз повторимся: данная процедура — это не просто способ определения эффективности производства, но методика анализа эффективности всех компонентов вашей бизнес-деятельности.
