Mapeo del flujo de valor: ¿Cómo? Parte II
En el blog de la semana pasada, cubrimos qué es el mapeo del flujo de valor y cuál es su propósito en una organización, para destacar las áreas problemáticas o ineficiencias a mejorar. A continuación se detallan los pasos que puede tomar para mapear de forma eficaz algunos procesos de su propia organización.
Al mapear el flujo de valor, lo más importante para comenzar es contar con un representante en cada departamento. Ninguna persona conoce todos los detalles de una organización, por eso es importante incluir representantes de cada departamento o, de lo contrario, faltará información.
Luego, a partir del momento en que el producto ingresa a la organización, anote cada paso del proceso en una hoja de papel. Lo más fácil es usar notas adhesivas, ya que probablemente luego las traslade por todas partes. Existen estándares para los símbolos y los flujos, pero pueden ser tan simples como notas adhesivas en un tablero y algunas líneas dibujadas para conectarlas.
A medida que discuta y anote los pasos del proceso con su equipo, asegúrese de capturar todo lo que cada departamento le hace al producto. A modo de ejemplo, si ingresa una materia prima para ser procesada, asegúrese de incluir puntos como:
-El trabajador de recepción/inspección recibió el producto
-Se proporcionó la documentación al Departamento de Contabilidad
-El ingeniero inspeccionó el producto
-Etc.
Algunos pasos pueden combinarse, pero intente limitar esto. Este proceso se repite para todo el flujo del producto en todos los departamentos. Luego puede usar líneas para conectar determinados pasos y así formar una especie de organigrama. Al final, podrá visualizar la trayectoria del producto.
¿Y ahora?
Para el final del proceso, probablemente tendrá una sala repleta de notas adhesivas y conexiones. El propósito del mapeo es destacar las áreas problemáticas y las ineficiencias. Al mapear los procesos, hablará constantemente con su equipo sobre lo que sucede en cada etapa. A partir de aquí, podrá destacar las áreas problemáticas que luego podrá abordar. Además, es posible que descubra que algunos procesos son redundantes y pueden eliminarse de un departamento. También podría darse cuenta de que mover determinadas tareas a otro departamento tiene más sentido. Tener una tarea por nota le permitirá mover tareas fácilmente de un área a otra. Al final del proceso, asegúrese de registrar estos nuevos procesos para documentarlos.
En Insta-Pro, hemos usado el mapeo para mejorar cosas como la presentación de pedidos de piezas y los informes de gastos. Por lo tanto, esta no solo es una herramienta de procesamiento de plantas, sino una herramienta para todos los aspectos del negocio.
